PGDCA Computerized Accounting with Tally

1. Explain the meaning of accounting and its importance in the business world

रेखा (Accounting) की परिभाषा और व्यावसायिक दुनिया में इसका महत्व

लेखा की परिभाषा

लेखा (Accounting) वह प्रक्रिया है जिसमें किसी व्यवसाय से संबंधित सभी वित्तीय लेनदेन को व्यवस्थित रूप से दर्ज (Recording), वर्गीकृत (Classifying), सारांशित (Summarizing) और विश्लेषित (Analyzing) किया जाता है, ताकि अंतिम रूप से सही वित्तीय परिणाम प्राप्त किए जा सकें।
इसे व्यवसाय की भाषा भी कहा जाता है, क्योंकि यह बताता है कि व्यवसाय में पैसा कहाँ से आया, कैसे खर्च हुआ, और वर्तमान में वित्तीय स्थिति क्या है।

व्यावसायिक दुनिया में लेखा का महत्व

व्यवस्थित रिकॉर्ड रखने में मदद
लाभ और हानि की स्थिति जानने में सहायता
वित्तीय निर्णय लेने में उपयोगी
कर निर्धारण (Taxation) में महत्वपूर्ण
निवेशकों और बैंक को विश्वसनीय जानकारी प्रदान करता है
भविष्य की योजना (Budgeting) बनाने में सहायक
धोखाधड़ी और अनियमितता कम करने में मदद
कानूनी और सरकारी आवश्यकताओं को पूरा करने में सहायक

2. Describe the objectives of accounting and why they are essential

लेखा के उद्देश्यों और वित्तीय प्रबंधन में उनकी आवश्यकता

लेखा के मुख्य उद्देश्य

सभी लेन-देन का व्यवस्थित रिकॉर्ड रखना
लाभ-हानि का पता लगाना
व्यवसाय की वित्तीय स्थिति (Financial Position) बताना
नकदी प्रवाह (Cash Flow) पर नियंत्रण
निर्णय लेने के लिए सही जानकारी प्रदान करना
कानूनी आवश्यकताओं का पालन
बजट और वित्तीय नियंत्रण में मदद

वित्तीय प्रबंधन में इन उद्देश्यों की आवश्यकता

सही लाभ और हानि का निर्धारण
सही प्रॉफिट प्लानिंग
पूंजी निवेश का उचित प्रबंधन
संसाधनों का प्रभावी उपयोग
व्यवसाय को वित्तीय रूप से मजबूत बनाए रखना

3. What is the accounting equation?

लेखा समीकरण क्या है? इसके घटक और उपयोग

लेखा समीकरण

Accounting Equation इस प्रकार है:
Assets = Liabilities + Capital

घटक

Assets (संपत्तियाँ)
- व्यवसाय के पास उपलब्ध संसाधन
- उदाहरण: नकद, मशीन, फ़र्नीचर, स्टॉक
Liabilities (देयताएँ)
- दूसरों को देय राशि
- उदाहरण: ऋण, उधार, बिल पेयेबल
Capital (पूँजी)
- मालिक द्वारा निवेश की गई राशि
- व्यवसाय की शुद्ध संपत्ति

लेखा में उपयोग

हर लेन-देन इस समीकरण को प्रभावित करता है
यह समीकरण हमेशा संतुलित रहना चाहिए
बैलेंस शीट इसी समीकरण पर आधारित होती है

4. Explain the rules of debit and credit

डेबिट और क्रेडिट के नियम और जर्नल में उनका उपयोग

गोल्डन रूल्स (Golden Rules)

1. व्यक्तिगत खाते (Personal Accounts)

Debit the Receiver
Credit the Giver

2. वास्तविक खाते (Real Accounts)

Debit what comes in
Credit what goes out

3. नाममात्र खाते (Nominal Accounts)

Debit all Expenses and Losses
Credit all Incomes and Gains

जर्नल प्रविष्टि में उपयोग

लेन-देन का विश्लेषण
डेबिट और क्रेडिट किए गए खातों की पहचान
जर्नल फॉर्मेट में रिकॉर्डिंग (Date, Particulars, L.F., Debit, Credit)

5. What are subsidiary books?

सहायक पुस्तकों के प्रकार और उनका उपयोग

सहायक पुस्तकें क्या हैं

Subsidiary Books वे विशेष पुस्तकें हैं जिनमें समान प्रकृति के लेन-देन को अलग-अलग पुस्तकों में दर्ज किया जाता है, ताकि जर्नल का बोझ कम हो जाए।

प्रकार

खरीद-पुस्तक (Purchase Book)
बिक्री-पुस्तक (Sales Book)
खरीद-वापसी पुस्तक (Purchase Return Book)
बिक्री-वापसी पुस्तक (Sales Return Book)
नकद पुस्तक (Cash Book)
बकाया-पुस्तक (Bills Receivable Book)
देय-पुस्तक (Bills Payable Book)
पेटी कैश बुक (Petty Cash Book)

6. Describe financial statements

वित्तीय विवरण: बैलेंस शीट और लाभ-हानि खाता

वित्तीय विवरण क्या हैं

वे रिपोर्ट जो व्यवसाय की वित्तीय स्थिति और प्रदर्शन को दर्शाती हैं।

लाभ-हानि खाता (Profit and Loss Account)

एक वर्ष के लाभ या हानि को दर्शाता है
खर्च और आय का तुलनात्मक विवरण

बैलेंस शीट (Balance Sheet)

किसी विशेष तिथि पर व्यवसाय की वित्तीय स्थिति दर्शाती है
संपत्तियाँ, देयताएँ, पूँजी का विवरण

7. What is Tally software?

टैली सॉफ्टवेयर: फीचर्स और उपयोग

टैली क्या है

Tally एक अकाउंटिंग और व्यवसाय प्रबंधन सॉफ्टवेयर है जिसका उपयोग लेजर, वाउचर, इन्वेंट्री और GST रिकॉर्डिंग में किया जाता है।

मुख्य फीचर्स

मल्टी-यूजर सपोर्ट
इन्वेंट्री मैनेजमेंट
GST कंप्लायंस
बैंकिंग फीचर्स
पेरोल मैनेजमेंट
रियल टाइम डेटा प्रोसेसिंग
रिपोर्टिंग और एनालिटिक्स

उपयोग

अकाउंटिंग एंट्री
इन्वेंट्री नियंत्रण
बैलेंस शीट और P&L रिपोर्ट
बैंक मेल-मिलाप
पेरोल और सैलरी मैनेजमेंट

8. Creating a new company in Tally

टैली में नई कंपनी बनाने की प्रक्रिया

चरण

टैली ओपन करें
Create Company विकल्प चुनें
कंपनी का नाम, पता, वित्तीय वर्ष दर्ज करें
GST विवरण भरें
सुरक्षा विकल्प सेट करें
कंपनी सेव करें

9. Bank reconciliation in Tally

टैली में बैंक सामंजस्य और उसकी आवश्यकता

प्रक्रिया

Banking मेन्यू खोलें
Reconciliation विकल्प चुनें
बैंक पासबुक और टैली लेजर तुलना करें
मिसमैच एंट्रीज को अपडेट करें
Reconcile बटन क्लिक करें

महत्व

बैंक और टैली रिकॉर्ड के बीच अंतर दूर करता है
गलतियों और धोखाधड़ी को रोकता है
सही नकद स्थिति बताता है

10. Payroll accounting in Tally

टैली में पेरोल लेखा

पेरोल क्या है

कर्मचारियों के वेतन, भत्तों, कटौतियों और उपस्थिति प्रबंधन की प्रणाली।

सक्रिय करने के चरण

Features मेन्यू में Payroll Enable करें
Employee Groups बनाएं
Employees जोड़ें
Salary Structure सेट करें
Attendance रिकॉर्डिंग
Payroll Voucher एंट्री
Salary Slip जनरेट करना